A veces contar con la mejor herramienta o la más costosa que ofrece el mercado no es suficiente. En ZUE S.A.S, hemos desarrollado una solución de nómina adaptada a la legislación colombiana utilizando el ERP Odoo, ofreciendo a las empresas una solución poderosa y fácil de usar. 

En este artículo, exploraremos cómo nuestro desarrollo en Odoo ha transformado la gestión de nómina para algunas de las empresas más reconocidas de Colombia como Metro de Bogotá, Molpartes y Tkarga.

Reporte de nómina: ¿Qué es y cómo se hace?

Un reporte de nómina es un documento detallado que registra las remuneraciones de los empleados de una empresa durante un período específico. Incluye información sobre salarios, deducciones, contribuciones a la seguridad social, prestaciones sociales, horas extras y cualquier otro pago o descuento aplicable. Este reporte es fundamental para asegurar la transparencia y cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la empresa.

¿Qué es la Nómina Odoo con localización colombiana?

En Zue creemos que para problemas complejos pueden existir soluciones intuitivas, con procesos fáciles de entender y a la medida de las necesidades de cada empresa. Es por esto que nos enfocamos en una integración de la nómina electrónica en el ERP Odoo ofrece un gran abanico de soluciones personalizaciones para el contexto y las necesidades del tejido empresarial colombiano.

¿Por qué es importante la localización colombiana?

La legislación laboral y tributaria en Colombia tiene características únicas que requieren una solución de nómina adaptada específicamente a estas normativas. La localización colombiana en Odoo asegura que todas las reglas de liquidación, deducciones y contribuciones estén alineadas con las leyes colombianas.

Esto incluye la gestión de seguridad social, generación de archivos PILA, liquidación de contratos y prestaciones sociales, y el cumplimiento con las normativas de la DIAN para la transmisión de documentos electrónicos.

¿Cómo se hace un reporte de nómina?

Para crear un reporte de nómina preciso y completo, se siguen varios pasos:

1. Recolección de datos: Reunir información sobre los empleados, como contratos, tipo de contrato, horas trabajadas, ausencias y cualquier cambio reciente en la nómina.
2. Cálculo de remuneraciones: Aplicar las reglas de liquidación estandarizadas según la legislación colombiana para calcular salarios, horas extras, bonos y deducciones.
3. Generación de reportes: Utilizar el software de gestión de nóminas para generar los reportes necesarios, incluyendo archivos para la dispersión bancaria y la transmisión de nómina electrónica.
4. Validación y aprobación: Revisar y validar los reportes para asegurar que todos los cálculos sean correctos y cumplan con la normativa vigente.
5. Distribución de reportes: Enviar los comprobantes de pago y certificados a los empleados, y reportar a las entidades de control pertinentes.

¿Qué es y qué puedo hacer con Odoo y su Nómina Electrónica?

En ZUE S.A.S, hemos desarrollado módulos específicos para la localización colombiana, adaptando Odoo para cumplir con todas las necesidades y requerimientos de las empresas en Colombia. Nuestra solución permite manejar contratos, calcular y liquidar nómina, gestionar ausencias, generar reportes y cumplir con todas las normativas locales.

Bajo las apps “Ausencias, Empleados y Nómina” de ODOO se han adicionado las
siguientes características:

• Estandarización de reglas de liquidación, modelando todas las posibles
  variantes en la legislación colombiana.
• Asignación detallada de entidades para seguridad social
• Manejo de contratos y tipos de contrato (hora o labor, Termino Fijo, termino
  Indefinido, Aprendizaje, temporal)
• Interface a contabilidad.
• Generación y contabilización de Prestaciones sociales, liquidación de
  contratos.
• Generación y contabilización de seguridad social, generación archivo PILA.
• Manejo y liquidación de horas extras.
• Control de préstamos y descuentos en la liquidación periódica de nómina
• Archivo bancario para dispersión de pagos.
• Transmisión nómina Electrónica.

Procesos

• Cálculo de retención en la fuente, procedimiento 1 y 2.
• Liquidación de prima en base a uvt's.
• Distribución contable de costos por empleado.
• Proceso de sustitución patronal.
• Liquidación de ausencias según días hábiles y festivos.
• Liquidación de prestaciones en base a ausencias.
• Liquidación de vacaciones con día 31.
• Contabilización de cierre por tipo de contrato.
• Proceso de provisiones/beneficios a empleados.
• Proceso de seguridad social y generación de archivo para operador.
• Liquidación de prorrogas en las ausencias, liquidación de empleados públicos con tope de subsidio de alimentación y bonificación por servicios prestados.
• Descuento UPC en seguridad social.
• Manejo de actividad económica por nivel de riesgo.
• Cargue de diagnósticos en las ausencias.
• Topes de ley para cálculos de seguridad social y parafiscales.
• Envío de comprobantes de pago por correo a los empleados.

Reportes

• Formato de impresión HV
• Certificado de ingresos y retenciones
• Carnet personalizado
• Certificados laborales personalizados
• Carta de retiro de cesantías
• Generación de contratos en PDF
• Reporte de acumulados

Portal funcionarios

Bajo la app WEB de Odoo permite a los funcionarios o empleados autogestionar, certificados de retención, comprobantes de nómina, consultar libro de vacaciones y cesantías.

Contabilidad

Bajo las apps Contabilidad, Contactos de ODOO se han adicionado las siguientes
características:

• Codificación de ciudades y departamentos según DANE.
• Cálculo del digito de verificación de terceros.
• Validación de tercero único evitando la duplicidad de terceros, Campos
  obligatorios para la creación de terceros.
• Parametrización de PUC con cuentas por tercero y centros de costo o cuentas
  analíticas.
• Medios magnéticos DIAN y distritales.
• Reportes balance y auxiliares por tercero.
• Cierre contable en periodo 13.
• Documento soporte para no obligados a facturar.
• Archivo dispersión de pagos para bancos, Causación y cruce de anticipos para
  proveedores y funcionarios.

Documentos electrónicos

Dando cumplimiento a las normatividades vigentes para la transmisión de
documentos electrónicos a la DIAN, como Nómina, factura de venta, documento
soporte, hemos desarrollado los procesos desde Odoo, con las siguientes
características:

• Generación de archivo XML Estándar.
• Generación de archivo pdf o representación gráfica.
• Firma Electrónica por mandato.
• Generación CUDS, CUFE, CUNE.
• Documento con todas las características requeridas por la DIAN.
• Paquetes de folios o Documentos electrónicos, los cuales tienen vigencia de 2 años.

¿Cómo se hace un reporte de nómina en Odoo?

Paso a paso:

1. Configuración inicial: Ingrese los datos de los empleados, configure los contratos y defina las reglas de liquidación.
2. Registro de horas y ausencias: Use las aplicaciones de Ausencias y Empleados para registrar horas trabajadas, horas extras y días de ausencia.
3. Cálculo de nómina: A través del módulo de Nómina, aplique las reglas de liquidación y realice el cálculo automático de salarios, deducciones y contribuciones.
4. Generación de archivos: Genere archivos para la dispersión bancaria y la transmisión electrónica de la nómina.
5. Validación: Revise los cálculos y valide los reportes generados.
6. Distribución: Envíe los comprobantes de pago a los empleados y los reportes necesarios a las entidades de control.

Ejemplo

Imaginemos una empresa con 10 empleados en diferentes tipos de contrato. Con Odoo, se registran las horas trabajadas y ausencias, se aplican las reglas de liquidación, y se generan automáticamente los reportes de nómina y los archivos para la dispersión bancaria y la transmisión electrónica. Todo esto se hace con unos pocos clics, asegurando precisión y cumplimiento normativo.

¿Qué beneficios tengo al usar un software para nómina?

• Automatización de procesos: Reduce errores humanos y ahorra tiempo en la gestión de nómina.
• Cumplimiento normativo: Asegura que todas las reglas de liquidación y deducciones cumplan con la legislación vigente.
• Eficiencia: Facilita la generación de reportes y la distribución de pagos.
• Transparencia: Proporciona reportes claros y detallados para empleados y entidades de control.
• Ahorro de costos: Minimiza los reprocesos y optimiza los recursos de la empresa.
  

Conclusiones

La gestión de nómina es un componente crucial para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. En ZUE S.A.S, hemos desarrollado una solución robusta y adaptada a la normativa colombiana utilizando el ERP Odoo. Nuestra solución no solo simplifica la gestión de nómina, sino que también garantiza el cumplimiento legal y optimiza los procesos internos, ofreciendo a las empresas una herramienta poderosa y fácil de usar.

Preguntas y respuestas frecuentes

1. ¿Cómo Odoo asegura el cumplimiento con la normativa colombiana?

Odoo incluye reglas de liquidación específicas para Colombia, gestión de seguridad social, y la generación de archivos PILA, entre otros.

2. ¿Qué tipos de contratos se pueden gestionar con Odoo?

Odoo permite manejar contratos por hora o labor, a término fijo, indefinido, de aprendizaje y temporales.

3. ¿Cómo se envían los comprobantes de pago a los empleados?

Odoo permite enviar los comprobantes de pago por correo electrónico a través del portal de autogestión para empleados.

4. ¿Puedo integrar Odoo con otros sistemas contables?

Sí, Odoo se puede integrar con otros sistemas contables, facilitando la interface a contabilidad y la generación de reportes contables.

En ZUE S.A.S, estamos comprometidos en proporcionar soluciones que faciliten y optimicen la gestión de nómina, ayudando a las empresas colombianas a ser más eficientes y cumplir con sus obligaciones legales de manera efectiva.

​Ingresa aquí para conversar con nuestros asesores especializados en desarrollo personalizado e implementación de Odoo.