La Reforma Pensional 2025 ya es una realidad, y trae consigo una serie de cambios que impactan directamente a las empresas en Colombia, especialmente en sus procesos de nómina y gestión del talento humano. Pero, ¿qué significa esto para tu empresa?
En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, qué dice la reforma, a quiénes afecta, cuáles son las fechas límite y cómo tu empresa puede adaptarse sin complicaciones.
¿Qué es la Reforma Pensional 2025?
Es una transformación estructural del sistema pensional colombiano que busca ampliar la cobertura, garantizar ingresos a quienes no cumplen con los requisitos tradicionales de pensión y fortalecer la sostenibilidad del régimen público. La reforma establece un sistema de pilares que redistribuye los aportes según los ingresos de los trabajadores.
¿A quienes afecta?
La reforma impacta a todos los trabajadores colombianos, incluyendo empleados dependientes, independientes y servidores públicos. Dependiendo de su historial de cotización y edad, los afiliados se clasifican en tres grupos:
- Régimen de transición: Mujeres con más de 750 semanas cotizadas y hombres con más de 900 semanas cotizadas antes del 1 de julio de 2025. Estos afiliados continuarán bajo las condiciones de la Ley 100 de 1993.
- Oportunidad de traslado: Afiliados que pueden optar por permanecer en su fondo actual o trasladarse a Colpensiones.
- Nueva ley: Afiliados que no cumplen con los requisitos anteriores y a quienes se les aplicará el nuevo régimen a partir del 1 de julio de 2025.
Principales Cambios
Muchas empresas han dependido durante años de procesos manuales y de la revisión humana para evitar errores. Por ello, existe la percepción de que las herramientas tecnológicas pueden fallar o no considerar los procesos específicos de cada negocio, lo que genera desconfianza en la precisión de los cálculos automatizados.
1. Sistema de Pilares
La reforma establece un sistema de cuatro pilares:
- Pilar solidario: Otorga una renta básica mensual a personas en situación de pobreza extrema que no reciben pensión ni son beneficiarios de otros programas.
- Pilar semicontributivo: Beneficia a quienes han cotizado entre 300 y 1.000 semanas pero no alcanzan los requisitos para una pensión. Otorga una renta vitalicia basada en lo ahorrado más un subsidio del 20% para hombres y 30% para mujeres.
- Pilar contributivo: Incluye a trabajadores que cotizan entre 1 y 25 salarios mínimos. Los aportes hasta 2,3 salarios mínimos se destinan a Colpensiones, y el excedente a una ACCAI.
- Pilar de ahorro voluntario: Permite a los afiliados realizar aportes adicionales según su capacidad de pago, gestionados por fondos privados.
2. Requisitos de Pensión
- Edad: Se mantienen en 57 años para mujeres y 62 años para hombres.
- Semanas cotizadas: Se requieren 1.300 semanas, pero para las mujeres se reducirá gradualmente a 1.000 semanas en 2036. Además, podrán descontar 50 semanas por cada hijo, hasta un máximo de tres hijos.
3. Cambios en la Planilla PILA
La Resolución 467 de 2025 modifica la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) para ajustarla a la reforma pensional. A partir del 1 de agosto de 2025, se implementarán nuevos campos y validaciones que reflejen las disposiciones del nuevo sistema de pilares.
¿Cómo afecta la Reforma Pensional a las empresas en el manejo de la nómina?
La Reforma Pensional 2025 trae cambios significativos que impactan directamente el cálculo y la gestión de la nómina empresarial. Estos son los puntos clave que toda empresa debe tener en cuenta:
1. Nuevas categorías de aportes según el umbral de los 2.3 SMMLV
La reforma establece que los aportes a pensión se dividirán en dos componentes:
- Hasta 2.3 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV): el empleador deberá realizar los aportes a Colpensiones, que se convierte en el administrador del pilar contributivo público.
- Excedente de 2.3 SMMLV en adelante: deberá destinarse a fondos privados, a través de las cuentas individuales de ahorro.
Esto obliga a las áreas contables y de talento humano a calcular los aportes con base en dos destinos diferentes, lo cual incrementa la complejidad del proceso si no se cuenta con un sistema automatizado.
2. Cambios en los reportes a la PILA
La resolución 467 de 2025 establece ajustes obligatorios en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Las empresas deberán reportar los aportes a cada fondo (Colpensiones o privado) con mayor detalle y claridad, incluyendo los porcentajes correspondientes a cada segmento salarial.
Esto significa:
- Actualizar los software de nómina.
- Verificar la configuración de los topes de ingreso base de cotización.
- Asegurar que el sistema pueda diferenciar automáticamente entre los dos tipos de aportes y fondos.
3. Implicaciones para el presupuesto y la planeación financiera
La coexistencia de diferentes pilares puede llevar a:
- Incrementos administrativos si el proceso no está automatizado.
- Mayor riesgo de errores en liquidación de aportes y sanciones por reportes incorrectos.
Necesidad de capacitación del equipo de nómina sobre los nuevos lineamientos y ajustes normativos.
Fecha límite
La reforma entra en vigor el 1 de julio de 2025. Sin embargo, los afiliados que debían elegir una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) para cotizar el excedente de sus ingresos (más de 2,3 salarios mínimos) tenían hasta el 16 de enero de 2025 para hacerlo. Si no eligieron una ACCAI antes de esta fecha, el Estado les habrá asignado una de forma aleatoria.
¿Cómo prepararse?
- Revisar el historial laboral: Verificar las semanas cotizadas y la edad para determinar en qué grupo se encuentra.
- Elegir una ACCAI: Si corresponde, haber seleccionado una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual antes del 16 de enero de 2025 o confirmar la asignada por el estado.
- Actualizar la información en la PILA: Asegurarse de que los datos estén correctos para evitar inconvenientes en los aportes.
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